الدورات التي يحتاجها الموظف الإداري مهمة جداً لتطبيقها في بيئة العمل داخل المؤسسة؛ وذلك للدور الهام الذي يقوم به الموظف الإداري في تقويم المهام وإنجازها وتسليمها على الوجه الأكمل لضمان نجاح المؤسسة وتحقيق الأهداف العامة لها داخلياً للموظفين وخارجياً في سوق العمل.
تعريف الموظف الإداري
يعرف الموظف الإداري بأنه شخص يقوم بالمهام الأساسية التنظيمية للإدارة داخل المؤسسات، والتي يختص بتأديتها بشكل فعال لتحقيق الأهداف العامة، وتتنوع طبيعة تلك المهام بحسب بيئة العمل ومستوى الإدارة، ويمكن أن تكون هذه المهام هي تنظيم وتنسيق المتطلبات اليومية للمؤسسة والتواصل مع العملاء وجدولة المواعيد، وغير ذلك من المهام التي تتعلق بتحسين مستوى الإدارة.
مهام الموظف الإداري
تتعدد مهام الموظف الإداري على هذا النحو كالتالي:
- الاعتناء بالملفات والسجلات الخاصة بالمؤسسة وحفظها بشكل منظم يمكن الرجوع إليه بسهولة فيما بعد وتنظيم الأرشيف الخاص بها.
- تنظيم الاجتماعات داخل المؤسسة من إرسال دعوات وتنظيم مواعيد وتجهيز أدوات الاجتماع.
- التواصل مع العملاء والإجابة على استفساراتهم وتوجيههم.
- تجهيز التقارير وتسليمها للمختصين.
- تقديم الدعم الإداري للموظفين والقيادات.
- تنظيم المعدات المكتبية ومتابعة المخزون وعمليات الصيانة.
- إعداد الفواتير والتعامل مع الحسابات المالية البسيطة.
- تقديم الدعم لقسم الموارد البشرية وما يتطلبه من مهام.
- تنظيم أمور السفر والتنسيق بين أقسام المؤسسة.
مهارات الموظف الإداري
يجب على الموظف الإداري أن تكون لديه مجموعة مهارات، منها:
- مهارات تنظيمية تتعلق بترتيب الأولويات وتنظيم المهام والملفات وغيرها.
- مهارات تواصل مباشرة أو كتابية عبر برامج التواصل التقنية المختلفة.
- القدرة على إدارة الوقت بفعالية لإنجاز المهام بدقة وكفاءة.
- مهارات تقنية تتعلق باستخدام البرامج الحاسوبية مثل برامج المايكروسوفت وبرامج المراسلات وغيرها.
- التعامل السريع مع المشكلات وحلها بطرق فعالة بما يحقق المصلحة للجميع.
- الدقة في جمع المعلومات وتحليل البيانات وإنجاز المهام بأقل الأخطاء.
- المرونة وسرعة التكيف مع الأمور.
- القدرة على العمل ضمن فريق.
- مهارات قيادية وإدارية ومعرفة بالسياسات والإجراءات التي تنظم بيئة العمل.
ما هي دورات الإدارة؟
ضمن نطاق التعريف بالدورات التي يحتاجها الموظف الإداري يجب علينا معرفة مفهوم دورات الإدارة؛ حيث تهدف تلك الدورات إلى توفير باقة متنوعة من التدريبات أو البرامج التدريبية لتحسين مستويات الأفراد داخل المؤسسة، وتشمل هذه الدورات برامج تدريبية تتعلق بإدارة المشاريع والموارد البشرية والتخطيط الاستراتيجي والقيادة، وإدارة الوقت والتغيير وتحديد الأولويات، وإدارة الأزمات والمخاطر، وتحليل البيانات واتخاذ القرارات والقدرة على التكفير الإبداعي والابتكار، وإدارة الجودة والأداء، وغير ذلك من الدورات التدريبية التي يتم تقديمها للموظفين لتطويرهم وتحسين أدائهم وبالتالي زيادة الإنتاجية.
أنواع التدريب الإداري
يمكن تصنيف التدريب الإداري إلى عدة أقسام أساسية على حسب:
مستوى الإدارة
ويقسم إلى:
- المبتدئ: يحتوي على أساسيات التدريب التي يحتاجها الموظفون جميعاً والتي منها معرفة مهارات التواصل الفعالة وكيفية إدارة الوقت والأعمال وتنظيم المهام.
- المتوسط: يقوم بالتركيز على تطوير المهارات القيادية وجوانب تحسين الأداء وإدارة الفرق.
- التنفيذي: يختص بالتدريب على تطوير المهارات العليا والتي تشمل المهارات الاستراتيجية وإدارة المخاطر واتخاذ القرارات.
الهدف من التدريب
ويقسم إلى:
- تطوير المهارات القيادية: مثل عمليات الإرشاد والتوجيه ومعرفة أساسيات مهارات القيادة.
- تطوير المهارات الفنية: مثل استخدام البرامج التقنية والإدارية.
- تطوير المهارات الشخصية: مثل مهارات التواصل وكيفية حل المشكلات.
طريقة التدريب
ويقسم إلى:
- التدريب التقليدي: ويكون في فصول مخصصة أو أماكن أو ورش عمل، أي داخل قاعة تدريبية محددة.
- التدريب الإلكتروني: ويكون عن طريق إحدى برامج الاجتماعات المعروفة أو المنصات التدريبية.
- التدريب العملي: ويختص بالتدريب داخل المواقع من خلال مشرفين متخصصين.
- التدريب المختلط: ويجمع بين أنواع التدريبات السابقة لمواكبة الجانب النظري والعملي للدورة المقدمة لأمور أكثر وضوحاً وتطبيقاً على أرض الواقع.
التخصص الوظيفي
ويقسم إلى:
- موارد بشرية: وتختص بتطوير المهارات المتعلقة بالموارد وشؤون التوظيف وتقييمات الأداء.
- إدارة مشاريع: تركز بشكل أكبر على تطوير مهارات التخطيط وإدارة المشاريع بصورة أكثر كفاءة.
- محاسبة مالية: وتهتم بتطوير المهارات المالية اللازمة لإدارة الميزانية والتكليف.
مدة التدريب
ويقسم إلى:
- قصير المدى: ويتراوح بين يوم وعدة أسابيع، ويهتم بتطوير جوانب محددة لدى الموظف الإداري.
- طويل المدى: ويتراوح بين عدة شهور إلى سنة وأكثر، وعادة ما يهتم ببناء الكفاءات والقدرات القيادية.
مجال العمل
ويقسم إلى:
- القطاع العام أو الحكومي: يهتم بتطوير الأساسيات التي تحتاجها الحكومة من الموظفين لتحقيق التنمية المستدامة وتحسين مشاريع الدولة.
- القطاع الخاص: يهتم بتطوير الإنتاجية للمؤسسات ومواكبة متطلبات السوق المحلي والعالمي.
النتائج المتوقعة
ويقسم إلى:
- مهارات قابلة للقياس: مثل التعامل مع البرامج التقنية والإدارية.
- مهارات التطوير الشخصي: وعادة ما يتم ملاحظتها سريعاً من خلال الأداء والتعامل داخل بيئة العمل.
طريقة الإشراف
ويقسم إلى:
- التدريب المباشر: من خلال المدرب القائم على التدريب أو المشرف المختص.
- التدريب الذاتي: من خلال البرامج الخاصة والتدريبات التي يتلقاها الموظف بنفسه ويقوم بدراستها بأسلوبه الخاص مثل التدريبات على المواقع والمنصات الإلكترونية.
أهمية التدريب للموظف الإداري
يعتبر الموظف الإداري عصب هام في إقامة المؤسسات، ولذلك يجب الحرص على توجيهه بشكل دائم وتوفير التدريبات اللازمة له والتي من شأنها:
- تقوم بتحسين أدائه وإنجاز مهامه بشكل أفضل ومن ثم تحسين كفاءة الإنتاج وخط سير العمل.
- تعزيز المهارات الشخصية لديه وخلق روح التعاون بين الأفراد داخل المؤسسة وزيادة ثقة الموظف بنفسه من خلال زيادة معرفته بأمور العمل واطلاعه على أحدث الأدوات المستخدمة في إنهاء العمل.
- الحفاظ على الموظفين وتحفيزهم لإنجاز الأعمال بسهولة وإشعارهم بأهميتهم وتقدير المؤسسة لهم ولوجودهم كأشخاص رئيسيين لهم دور في نجاح المؤسسة.
- المرونة والتكيف مع التغيرات في سوق العمل والتي تشمل التغيرات المؤسسية والتقنية والتنظيمية وغيرها.
- تطوير مهارات القيادة والإشراف وخلق روح قيادية لدى الموظف ووضع احتمالية أن يصبح هذا الموظف أحد قيادات المؤسسة مستقبلاً.
- تحقيق التميز داخل المؤسسة عن طريق تحسين الإنتاجية والتي من شأنها أيضاً تعزيز سمعتها في سوق العمل واكتساب المزيد من العملاء.
- تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة بكل سرعة وكفاءة.
- مواكبة أحدث الاتجاهات في مجال العمل وكذلك التطورات المتعلقة بالإجراءات والقانون والتنظيم.
أهم الدورات التي يحتاجها الموظف الاداري
تتعدد الدورات التي يحتاجها الموظف الإداري داخل المؤسسة والتي تؤدي إلى تطويره تدريبياً، ومن أمثلة تلك الدورات:
- دورات إدارية وتنظيمية: مثل دورات إدارة الوقت والمشاريع والموارد البشرية والأزمات والمخاطر.
- دورات تطوير مهارات التواصل والقيادة: مثل دورات التواصل الفعال وإدارة الفرق والتفاوض وحل المنازعات.
- دورات تقنية تتعلق باستخدام الأنظمة الإلكترونية وقواعد البيانات والبرامج الحاسوبية.
- دورات تحليل البيانات والتخطيط الاستراتيجي.
- دورات تطوير الذات وتحسين المهارات الشخصية والمعرفية.
- دورات الابتكار والتفكير الإبداعي والتفكير الإيجابي.
- دورة سلاسل الإمداد والإنتاج والخدمات اللوجستية.
- دورات حوكمة نظم المعلومات وإدارة الخدمات.
حقائب تدريبية من مسار
يختص مركز مسار بتصميم حقائب تدريبية بكل فن واحترافية ومرونة في التعامل والتكيف مع احتياجاتك بأعلى جودة وكفاءة ممكنة في تجهيز المحتوى الخاص بالجلسات التدريبية، مع الحرص على تزويد المحتوى بما يحتاجه من أنشطة تفاعلية وتمارينات تعزز من توصيل المعلومات للمتدرب بكل سهولة ويسر، بالإضافة إلى فريق متخصص متواجد للرد على الاستفسارات وتوجيهك لأفضل الطرق التدريبية، فإذا كنت ترغب في حجز حقيبتك التدريبية أو الحصول على نصائح فلا تتردد بالتواصل معنا الآن.
وفي نهاية مقال الدورات التي يحتاجها الموظف الإداري لا يسعنا إلا أن نقول أن الاهتمام بمعرفة هذا الأمر ضرورة ماسة نظراً للتطورات التكنولوجية والإدارية التي يتعرض لها سوق العمل المحلي والعالمي، وكذلك لضمان النجاح المنشود الذي تسعى إليه المؤسسة.
الأسئلة الشائعة
هل هناك شخص بعينه يمكنه تحديد الاحتياجات التدريبية؟
عادة ما يتعاون الجميع لتحديد الاحتياجات التدريبية من رؤساء ومديرين وفريق الموارد البشرية والموظفين أنفسهم.
ما هي العوائق المحتملة لتحديد الاحتياجات التدريبية؟
هناك العديد من العوائق التي يلزم التغلب عليها، ومن أمثلة تلك العوائق: عدم دراسة البيانات بشكل دقيق أو توافرها بشكل صحيح، وأيضاً سوء التواصل بين الموظفين والإداريين، وعدم توافر ميزانية مناسبة لسد المتطلبات، وغير ذلك من المعوقات.
هل من الممكن تحويل الاحتياجات التدريبية إلى برامج وجلسات تدريبية؟
نعم؛ حيث أنه بعد الدراسة المتأنية لتحديد الاحتياجات التدريبية يمكن وضع خطة التدريب المناسبة وتحديد الأهداف بشكل دقيق لسد الفجوة.
ما هو دور التقييم في معرفة مدى تطابق الاحتياجات التدريبية مع البرامج التدريبية؟
من خلال التقييم يمكن قياس ومعرفة مدى نجاح سير الخطة الموضوعة في الجلسات التدريبية وتحقيق الأهداف وسد الفجوة التدريبية.
ما هو دور التكنولوجيا في عملية تحديد الاحتياجات التدريبية؟
للتكنولوجيا دور في تحليل البيانات بدقة وإنجاز الاستبيانات بطريقة مطورة وعمل التقييمات وذلك عن طريق مواقع وتطبيقات خاصة.
